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下一代办公软件:协作、双链与多维表格

发布时间:2021-09-26 05:49:09
来源:乐鱼体育官网

  海外多维表格软件Airtable新获2.7亿美元E轮融资,以58亿美元的投后估值成为文档软件投融资领域的新星。迈入云时代,我们认为下一代文档软件应该是技术革新与设计革新的集合体,在技术改造之上更为重要的是软件交互设计与应用观念的革命性重塑。在本文中我们聚焦下一代办公软件,以Notion、Airtable、Obsidian为例,勾画下一代产品的模样,梳理其中潜藏的产品特点,同时探讨了国内文档

  海外多维表格软件Airtable新获2.7亿美元E轮融资,以58亿美元的投后估值成为文档软件投融资领域的新星。迈入云时代,我们认为下一代文档软件应该是技术革新与设计革新的集合体,在技术改造之上更为重要的是软件交互设计与应用观念的革命性重塑。在本文中我们聚焦下一代办公软件,以Notion、Airtable、Obsidian为例,勾画下一代产品的模样,梳理其中潜藏的产品特点,同时探讨了国内文档软件厂商的新尝试。

  下一代的办公软件长什么样子?双链与协同定义新一代文档应用:双链指文档间的双向链接,可以让散落在不同文档中的知识点相互关联,使信息排版方式不再被打印版式生硬切割。互联网在线的办公场景中,团队使用双链笔记完成文档实时共享、合作编辑,从而最大化消息传递效率,协同的价值由此显现。多维表格创造数据管理的新形式:多维表格以关系型数据库为技术基础,一键切换日历、看板、甘特图等多种表格视图完成设计重造。我们认为,协同将新一代办公软件与传统文档从技术上区隔;双链与多维表格从设计理念上完成应用的重塑,下一代办公软件是技术与设计的双重革新。

  下一代文档产品有哪些特点?云端交付的形式让新一代文档产品不再如本地软件那样繁重,而是通过互联网轻量地走入万千终端屏幕。由于数据存留在云端,用户在不同设备上均能获取同样的最新内容,保证了产品的多用户多终端协同。随着数据的日益丰富,沉淀在同一个文档平台的数据信息会逐渐转化为个人或团队的数据资产,以文档模板交付方法论。文档软件中日益增添的信息使得用户切换成本增高,信息沉淀反哺文档工具,让用户粘性增强。另外,下一代文档软件通过自建、兼容第三方插件,志在搭建文档生态,实现文档应用多合一。

  国内有无新一代办公软件产品?金山办公的Flexpaper已经进入beta测试阶段。Flexpaper同样立足于新一代的交互设计与应用理念,支持实时分享、协同编辑。飞书文档为团队协同而生,汇集文档、表格等在线协作工具,是飞书生态的一部分。对比海外新一代文档软件,我国厂家虽然起步稍晚1-2年,但在全力追赶一段时间后已经能够交付给消费者可用、好用的新一代办公软件。下一代办公产品是各厂家完善产品矩阵、建立用户认知、角逐办公软件市场的下一个焦点;是对软件交互设计能力、技术研发实力、文档生态建设能力的全面考量。我们建议关注头部厂商新一代产品的进展。

  Microsoft Office办公三件套(Word、Excel、PowerPoint)是传统软件时代的产物。迈入云时代,数据存储的场所从本地走向云端,数据编辑的需求从离线处理扩展到在线年的Microsoft Word等传统办公软件在拥抱新世代的路上步态蹒跚。尽管Office 365、G Suite等文档产品相继被推出,但该类软件也仅仅在技术上做了云化改造,软件的交互设计、应用观念等仍停留在上一时代。我们认为下一代文档软件不仅以云化改造为基础,更应在设计理念、使用观念上有所革新。

  如果我们重新设计Word、Excel,它们会长什么样子?下一代文档产品会有哪些特点?国内有无新一代文档产品?在本文中,我们以Notion与Airtable为例,畅想后Office时代文档产品的新面貌;并梳理潜藏其中的“下一代办公软件”的特点。在此之上,探讨以金山办公、飞书为代表的国内厂家推出的新产品功能,揭示新的市场机会。

  “笔记”接棒“文档”,在新的办公场景落地生花。传统的办公场景围绕消息展开,邮件是消息传递的通道,文档则是消息的经典载体,其首要目标是准确适宜地记录信息,其表达通常会受到法律、组织规章的约束,自然对格式有更为严谨的要求。而如今,飞速发展的互联网创造出更“轻”的办公模式,一些较为新锐的行业不再将文档格式的严谨性摆在首位,而更为强调信息的快速流转。此时,面向新时代办公场景,焕然一新的笔记应用应运而生,开始侵蚀传统文档的市场。

  双链与协同勾画新一代办公软件模样。双链指文档与文档之间的双向链接,在相关联的知识点之间创建链接符合人脑的连贯思维习惯。通过双链可以将散落在不同文档中的知识点串联在一起。在新的办公场景下,团队可以在线完成文档实时共享、合作编辑,从而最大化消息传递效率,协同的价值由此显现。我们认为,协同将新一代办公软件与传统文档软件从技术上区隔开来;双链从设计理念上完成办公软件的重塑,协同与双链定义新一代文档应用。

  页面相互关联,完成个人知识体系搭建。双链笔记支持知识点记录的连贯性。想象一下在课堂上记笔记的场景,当我们写下知识点A时,老师们通常会提到相关知识点B以帮助理解。此时,双链笔记的页面链接功能可以A知识点与B知识点页面链接起来,帮助我们将原本散落在单一文档中的知识点串联在一起,通过相关联的知识点互相链接,建立起个人知识库。

  双链笔记生成简洁知识图谱,构建类人脑思维模型。在页面链接之上,有的新一代文档软件通过分析文本间的双向链接,建立知识点之间的连接,进而勾画出围绕文本的图模型。以海外文档软件Obsidian为例,它可以统计用户编辑的链接,在自动生成的图谱中把原本孤立的知识串联成线;当应用中沉淀的链接达到一定数量后,甚至可以勾画出知识点间的网状图谱,将人脑思考的路线、积累的知识图像化呈现出来。

  互联网在线,支持团队互动与分享。云端交付的软件形式保障Notion用户可以在线互动、协同编辑文档。在Notion中,可以使用“@”来标记用户、设置日程与提醒时间,也可以通过链接把文档分享给指定团队成员,在线完成合作编辑。另外,Notion支持“Share to web”一键共享功能,将文档分享到全网。基于此功能,用户可以较为便捷地搭建出个人主页、博客。

  新一代文档提供“无限”延展的页面。经典文档的基因藏在印刷机中,其核心诉求是打印与阅读。由此生长出来的传统电子文档自然受限于A3/A4/B4等打印版面尺寸,文字、图表的表达被版面生硬切割,与人脑倾向于连贯思考、表达的习惯不一致。为了支持知识点记录的不间断,双链笔记首先实现表达的连贯性,提供类似于“画布”一样的页面,以此为基础承载天马行空的内容与丰富的文档功能。

  模块(Block)是Notion的基本操作对象。模块可以是文本、图片、代码、表格、第三方应用等等任意形式。模块把页面内容整洁有序地组织起来,用户可以通过拖拽模块就可以像搭积木一样完成排版。

  将不同形式模块自由组合,实现效率工具多合一。Notion目前提供超过40种功能模块,将模块进行组合,可以便捷完成生产力管理。比如,将日历与To-do list模块组合,可以进行日程管理;将图片模块与文字模块组合,可以快速完成个人博客搭建;将页面链接嵌入到模块中,可以组合出图片看板等等。原来由多个软件提供的功能均集成到了新一代文档中,并通过同一个软件入付给用户,最大限度完成效率工具多合一。

  用表格实现条理化数据管理。在真实办公环境中,文档常常为数据的一种展现形式。以Airtable为代表的表格型办公产品强调以数据为中心,将数据整洁地组织在表格中,以数据库为基础生成文档。Base和table是Airtable进行数据管理的核心概念。

  基础库(base)划分工作区范围。每一个Base相当于一个.xlsx文件,用户可以自定义以base为主题的工作区,比如学习计划base、客户关系管理base等。

  每一个基础库相当于一个关系型数据库。用户可以在base中自定义多个表格。表格中的一列形成一个字段(field),一行形成一条记录(record)。在base中,可以将某一个字段展开形成一张新的表格,并以该字段为主键建立表格间的关系。

  Airtable提供六种表格视图,一键切换信息排版。记录于表格中的数据是天然整齐排布的,用户不用过多考虑文本的排版、布局问题。更进一步地,Airtable提供网格、表单、日历、画廊、看板以及甘特图六种图表视图,用户可以一键切换信息的排布方式。同时,Airtable也提供了丰富的模板供用户选择。

  丰富的自有及第三方插件助力数据可视化。Airtable提供包括数据透视图、代码编辑器、地图等44款插件,帮助用户组织、展示、管理文档信息。同时,Airtable支持用户在GitHub上开源自定义的插件,共同建立以Airtable为核心的文档生态。截至2021年6月,社区中共有259款开源插件。

  代码编辑器配合数据库,让开发更为便捷。Airtable提供丰富的API(程序接口)与SDK(软件开发工具包),涵盖数据建模、用户界面、测试三个部分,让开发者可以在其代码开发平台中自定义应用。另外,由于Airtable中的表格本身就是一个关系型数据库,配合代码编辑器后相当于交付了一个前后端一体的开发平台,开发者可以方便地使用Airtable作为Demo的设计开发与测试平台。

  下一代办公软件不仅是技术的升级,也是设计的重造、观念的重塑,具有多种特点。云端交付的形式让新一代文档产品不再如本地软件那样繁重,而是通过互联网轻量地走入万千终端屏幕。由于数据存留在云端,用户在不同设备上均能获取同样的最新内容,保证了产品的多用户多终端协同。随着数据的日益丰富,沉淀在同一个文档平台的数据信息会逐渐转化为个人或团队的知识宝库,并通过模板、知识图谱的方式呈现出来,持续迭代。

  云端交付保障新一代办公软件沉淀信息。经典办公文档为消息传递而生,我们在本地编辑文档,通过邮箱、微信等通讯工具分享给团队成员,文档格式受到版面的约束,文档内容受到制度的约束。互联网时代的办公场景弱化文档的严肃性,强调消息的即时、高效流转,团队成员通过互联网完成在线分工、在线编辑、在线分享,工作成果直接转化为双链笔记。云端交付、在线访问的技术特性保障下一代办公软件中得以沉淀信息。

  新一代办公软件重塑了软件交互设计与应用观念,软件得以记录创意。我们认为,除技术云化之外,下一代办公软件区别于传统办公文档软件最大的一个特点是实现了软件交互界面、使用观念的重塑。比如,文档页面不再受限于打印版式,用户在无限延展的页面可以连续、畅快地表达思想。其次,下一代办公软件重塑了用户记录数据用“表格”,记录文本用“文档”的固定思维,我们同样可以在表格型文档中记录文本、插入图片,并且可以通过多种视图完成一键排版与分享。我们认为下一代办公软件使用革命性的软件设计重塑了用户的使用观念,使得下一代文档产品中可以沉淀创意。

  图表12:结合无限延展页面、表格多视图、模块化排版等设计,下一代文档完成了文档软件的设计重塑

  新一代文档产品支持多用户端、多终端协同,软件得以沉淀组织。由于下一代文档产品中编辑的数据统一存储在云端,所以各终端均能读取、编辑相同的信息。互联网在线的环境下,有权限的用户可以随时随地更新文档,并共享到其他终端,实现多用户、多终端协同。多端协同的特性保障下一代文档软件支持团队协同,从而在软件中沉淀组织。

  新一代办公软件帮助用户将信息转化为知识,并通过模板交付,让软件得以沉淀方法。在个人端,逐渐积累的信息可以通过文档工具进一步整理,形成个人知识体系,比如通过双链描绘知识图谱,通过base将知识分区存放。在企业端,日益累积的信息可以沉淀为团队工作方法论,通过团队模板的形式呈现出来;并在团队成员的修缮下持续迭代。下一代办公软件不仅仅是信息的载体,更能够沉淀方法。

  新一代办公软件或开放文档接口,或引入第三方插件,让产品得以沉淀生态。我们发现包括Notion、Airtable、Coda、Obsidian等下一代文档产品均提供丰富的自建插件与第三方接口;同时,也接受用户开放模板、自定义插件。应用的多合一(All in one)在用户侧意味着统一的文档入口、更小的应用切换摩擦;在产品侧,则意味着更丰富的文档生态。

  各类鲜明的产品特点助力下一代办公软件拥有极强的用户粘性。我们认为丰富的文档功能、便捷的交互方式可以吸引更多的用户在下一代文档软件中记录信息,而信息均保存于云端。用户通过软件提供的文档链接、模板编辑等功能将信息转化为知识,再交付为方法。在下一代办公软件搭建的文档生态加持之下,软件可以满足用户文档需求All in one。知识的逐渐增厚使得用户切换成本增高,让下一代办公软件拥有了极强的用户粘性。

  Flexpaper是一款简洁易用、功能较为全面的下一代文档产品。目前,Flexpaper支持插入流程图、脑图两款自有插件,以及喜马拉雅、Bilibili、百度地图三款第三方插件;同时,提供表格插入、文档链接、提醒设置等功能。Flexpaper页面简洁、功能直接、简洁易用,或可成为更多用户的云文档新选择。

  “轻重”一体,Flexpaper进一步充实了金山办公的产品矩阵。我们在“金山办公的可见空间到底有多大”报告中讨论过,金山办公早已不再局限于办公“三件套”,而是以“云+协同”为主轴向服务化转型。文档+表格+演示文档是WPS Office传统的三大模块,呈现本地化部署、相对较“重”软件形态;金山文档与WPS+部署于云端,相对较“轻”。Flexpaper的推出进一步完善了金山办公的云服务矩阵,是进军新一代文档应用的锚点,进一步拓宽了文档类产品的功能边界,是云时代的重要尝试,未来发展前景值得想象。

  飞书文档为组内协同而生。飞书最初为字节跳动内部的效率工具,2019年向外开放为面向企业的一站式沟通与协作平台。在飞书中,团队的协同场景可以直接围绕文档展开,组织成员在线分享文档、协同编辑,并将沟通成果直接以文档形式保存下来。飞书文档为团队协同而生,和OKR思想高度耦合,本质上是一款在线办公协作工具。

  飞书文档汇集文档、表格、思维笔记等在线协作工具,产品功能全面。与Notion类似,飞书文档整合了在线文档、在线表格两种文本组织形式。

  在线文档:飞书文档最多支持200人同时编辑、5,000人同时阅读。在文档中使用“@”设置提醒,相应用户可以接收到飞书通知。2020年,云文档新上线双向链接、思维导图、插入代码块功能;提供信息收集、倒计时两款自建应用,并通过包括百度地图、西瓜视频在内的12款第三方网页插件,以及开放的文档接口志在完善文档生态。

  在线表格:飞书的在线表格可以导入Excel数据,支持一定的数据分析能力,提供网格、看板、画册、甘特图四种视图,并可以插入到飞书在线文档中。其多维表格也进入了beta测试阶段。

  金山办公Flexpaper与飞书文档拥有不同的产品定位,分属不同的竞争赛道。一方面,我们认为飞书文档更多依附于飞书平台存在,是飞书协作工具生态里密不可分的一部分;非飞书用户很难为了使用飞书文档而特意注册为飞书用户。因此我们认为飞书文档的竞品应是类似企微、钉钉生态内的文档产品。

  另一方面,金山办公具备“轻重兼具”的能力,Flexpaper是原生于云、独立运作的“轻”文档,与本地部署、承载经典“重”文档的WPS一起,共同组合成金山办公“轻重”结合、一站式办公的应用生态。Flexpaper既是金山办公云服务生态的有力补充,更是一款能够吸引用户、独立运作的云文档产品,相较飞书文档而言,更具独立性。所以,我们认为虽然在功能上两者同属下一代办公软件,但在产品定位上分属不同的赛道,建议投资者分而视之。

  各款软件对比显示,海外软件功能全面、使用较为复杂。我们将国产Flexpaper、飞书文档与海外的Notion、Airtable重要功能进行了对比。对比结果显示Notion、Airtable功能最为全面、生态最为开放,但同时使用相对复杂,且目前不提供中文版,需要用户提前了解软件使用方法。

  Flexpaper简洁易用,飞书文档功能丰富。相较Flexpaper而言,飞书文档功能更为全面,同时支持插件数相对较多;但同时,Flexpaper不单独设工具栏,需要鼠标点击功能按键展开各项应用,可能与传统Office用户的使用习惯不一致。而Flexpaper工具栏和页面分隔放置,在符合下一代文档设计的同时可以满足大部分用户的文档使用需求,相对更为简洁易用。

  在一级市场,下一代文档类软件受到高度关注。在国外市场,Notion、Airtable是一级市场的投资热点。其中,Airtable在2021年3月的E轮融资后,估值达到了58亿美元;Notion在2020年4月的投后估值也高达20亿美元。在国内市场,包括Wolai、印象笔记、flomo浮墨笔记在内的文档软件同样在一级市场上屡获融资。

  对比海外新一代文档软件,我国厂家虽然起步稍晚1-2年,但在全力追赶一段时间后已经能够交付给消费者可用、好用的新一代文档产品。下一代文档产品的竞争是对各厂家软件交互设计能力、技术研发实力、文档生态建设能力的全面考量;产品本身是各厂家完善自身产品矩阵、建立用户认知、角逐办公软件市场的又一力作。我们建议对抢先推出下一代文档软件的厂商予以关注。


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